Wat kost IT-beheer voor een kleine onderneming in België?

“Wat kost IT-beheer nu eigenlijk?” Het is de eerste vraag die ik krijg, en tegelijk de moeilijkste om in één cijfer te beantwoorden. Niet omdat ik het wil ontwijken, maar omdat een eerlijk antwoord afhangt van hoe groot uw team is, hoe uw systemen er vandaag bijliggen en hoeveel u écht wil uitbesteden.

Wat ik wél kan doen, is volledig open zijn. Ook over mijn eigen tarieven, iets waar de meeste IT-bedrijven liever omheen draaien. U kan bij mij op drie manieren terecht: per uur, met een urenkaart die u vooraf koopt, of via beheer waarbij u per module kiest wat u nodig heeft. Hieronder leg ik uit wat dat concreet betekent en waar bij andere aanbieders de verborgen kosten zich verstoppen.

Eerst dit: “IT-beheer” dekt veel ladingen

Voor de ene betekent IT-beheer “iemand bellen als de printer vastloopt”. Voor de andere is het de volledige ruggengraat: e-mail, beveiliging, back-up, updates, licenties en een aanspreekpunt dat proactief meekijkt. Die twee kosten uiteraard niet hetzelfde.

Een zinvolle prijsvergelijking begint dus niet bij het bedrag, maar bij de scope. Vraag elke partij even concreet: wat zit er in, en wat niet?

Hoe u met mij kunt werken

Ik hou het bewust eenvoudig. U kiest wat bij uw situatie past — u hoeft niet in een abonnement te stappen als u dat niet wil.

1. Per uur: €60 per uur (excl. btw)

U betaalt voor de tijd die ik effectief werk, aan een vast tarief van €60 per uur (excl. btw). Geen abonnement en geen verborgen kosten: u weet vooraf wat een ingreep kost. Voor verplaatsing geldt een transparant tarief volgens afstand (zie tarieven). Ideaal voor een eenmalige opkuis of incidentele hulp.

Ter vergelijking: in de Belgische markt liggen uurtarieven voor IT-ondersteuning doorgaans tussen €75 en €120 per uur. Dat ik daar merkbaar onder zit, heeft een eenvoudige reden. Ik werk lokaal, in bijberoep, zonder dure overhead of verkoopslaag. Dat voordeel geef ik gewoon door.

2. Urenkaart: 10 uur voor €550 (€55/u)

Wilt u af en toe hulp zonder vaste maandprijs, dan koopt u een blok uren vooraf. Een urenkaart van tien uur kost €550 (€55/u, excl. btw) en blijft twaalf maanden geldig. U gebruikt de uren wanneer het uitkomt en betaalt iets minder dan het losse uurtarief. Ideaal om mee te starten; wilt u later toch alles uit handen geven, dan schakelt u eenvoudig over naar beheer.

3. Beheer: per module, vanaf €15 per toestel per maand

Wil u voorspelbaarheid in plaats van losse facturen, en uw IT liever niet meer zien, dan is er beheer. Anders dan één groot pakket dat u half gebruikt, kiest u per module wat u nodig heeft en betaalt u per toestel of per gebruiker. Zo groeit de prijs netjes mee met uw kantoor.

De modules op een rij:

• PacketFlow Secure — €15 per toestel/maand. Automatische updates en EDR-beveiliging met 24/7 detectie en respons. De basis op elk beheerd toestel.
• PacketFlow Identity — €9 per gebruiker/maand. Beveiliging van uw Microsoft 365-account: detectie van verdachte aanmeldingen, MFA-beheer en mailbeveiliging.
• PacketFlow Backup – Microsoft 365 — €6 per gebruiker/maand. Back-up van e-mail, OneDrive, SharePoint en Teams. Getest, niet gehoopt.
• PacketFlow Backup – Lokaal — €20 per toestel/maand. Back-up van wat lokaal op uw toestel staat, 300 GB inbegrepen.
• PacketFlow Network — €40 per locatie/maand. Beheerde firewall, netwerkmonitoring en beheer van wifi en VLAN’s.

Het grote voordeel: de belangen lopen gelijk. Ik word niet betaald per brand die ik blus, maar om te zorgen dat er geen branden zijn. Beheer is maandelijks opzegbaar, zonder langlopend contract. Heeft u zelf nog werk buiten het beheer nodig, dan reken ik dat aan het uurtarief of trek ik het van uw urenkaart.

4. Projecten en installaties: een vaste prijs na een gratis scoping-bezoek

Naast los uurwerk, de urenkaart en beheer is er een vierde manier van werken, en die geldt voor de meeste installaties en projecten: een nieuwe e-mailomgeving, een data-migratie, het opzetten van een server, een netwerkinstallatie of het klaarzetten van Peppol-e-facturatie.

Zulk werk start altijd met een gratis scoping-bezoek ter plaatse. Ik bekijk wat er nodig is, en daarna krijgt u een van twee dingen:

• Een vaste prijs (forfait) voor het volledige project. U weet vooraf exact wat het kost, ongeacht hoe lang het mij neemt. Dit is mijn standaard voor migraties, serveropzet en grotere installaties.
• Of, voor klein of moeilijk in te schatten werk, gewoon €60 per uur (excl. btw), vooraf ingeschat.

Wat het wordt, spreek ik op voorhand met u af. Geen verrassingen achteraf.

Welke past bij u?

Een vuistregel: heeft u zelden hulp nodig en draagt u het risico liever zelf, dan volstaat het uurtarief of een urenkaart. Belt u vaker, of wilt u gewoon niet meer wakker liggen van uw IT, dan verdient beheer zichzelf snel terug — u betaalt een voorspelbaar bedrag om de dure, onvoorspelbare ellende te vermijden, en u weet vooraf exact wat u betaalt.

Wat zit er níét in de prijs?

Eén ding reken ik bewust apart: de Microsoft 365-licenties zelf. Die reken ik apart aan, aan de normale Microsoft-prijs en als aparte lijn op uw factuur. Zo betaalt u niet meer dan wanneer u rechtstreeks bij Microsoft zou afnemen, en ziet u exact wat de licentie kost. Ter referentie: richtprijs Business Standard rond €13 tot €14, Business Premium (met de extra beveiliging) rond €22 per gebruiker per maand. Microsoft-prijzen kunnen wijzigen.

Sommige aanbieders verstoppen die licentie in een ondoorzichtig “alles-in”-tarief. Bij mij staat ze los en transparant op de factuur.

Richtprijzen op een rij

Indicatief, voor een klein Belgisch kantoor of praktijk. De juiste prijs hangt af van uw situatie, maar dit is waar u op kunt rekenen.

Wat drijft de prijs omhoog of omlaag?

Twee bedrijven met evenveel medewerkers kunnen toch een verschillende prijs krijgen. De voornaamste factoren:

• Aantal gebruikers en toestellen, de basis van elke berekening.
• Gevoeligheid van uw data. Een apotheek of advocatenkantoor met patiënten- of dossiergegevens vraagt strengere beveiliging en back-up dan een zaak zonder vertrouwelijke gegevens.
• Staat van uw huidige setup. Een propere omgeving is goedkoper te beheren dan een wildgroei van losse oplossingen die eerst opgekuist moet worden.
• Compliance-eisen zoals GDPR of NIS2 die extra inrichting vragen.

De verborgen kosten waar u op moet letten

Bij andere aanbieders is de maandprijs zelden het hele verhaal. Vraag expliciet na, en merk dat de antwoorden bij mij telkens “geen” of “transparant” zijn:

• Onboarding of setupkosten? Een scoping-bezoek is gratis. De eigenlijke opzet of opkuis schat ik vooraf in als vaste prijs of aan €60/uur, zodat u het bedrag op voorhand kent. Geen verborgen instapkost bovenop.
• Licenties apart of inbegrepen? Apart en transparant op de factuur, zie hierboven.
• Betaal ik voor modules die ik niet gebruik? Nee. Bij beheer kiest u per module en betaalt u enkel wat u nodig heeft — per toestel of per gebruiker.
• Opzegtermijn? Beheer is maandelijks opzegbaar, zonder contract van drie jaar.

Een eerlijke partner heeft geen moeite met deze vragen. Wie errond draait, vertelt u eigenlijk al wat u wil weten.

En wat kost géén IT-beheer?

De omgekeerde rekening is minstens even belangrijk. Eén dag uitval aan de balie, een ransomware-besmetting of een datalek met GDPR-gevolgen kost al snel een veelvoud van een jaar degelijk beheer. Goed IT-beheer is grotendeels een verzekering: u betaalt een voorspelbaar bedrag om de dure, onvoorspelbare ellende te vermijden. De vraag is niet alleen “wat kost het?”, maar “wat kost het als ik het níét doe?”.

Een voorbeeld om het concreet te maken

Stel: een advocatenkantoor met twee medewerkers en drie toestellen, dat volledig in Microsoft 365 werkt.

• Beheer per module: PacketFlow Secure op drie toestellen (3 × €15), plus Identity en Microsoft 365-back-up voor twee gebruikers (2 × €9 en 2 × €6). Samen €75 per maand, maandelijks opzegbaar.
• Microsoft 365 Business Premium: twee gebruikers aan de normale Microsoft-prijs, apart op de factuur.
• Eenmalig: een gratis scoping-bezoek, en als er opzet of migratie nodig is, een vaste prijs die u vooraf kent.

Reken zo op een voorspelbaar maandbedrag rond €120 (beheer plus licenties). Hardware en grotere projecten staan altijd apart en vooraf geprijsd. Dit is een voorbeeld, geen offerte: uw juiste prijs hangt af van uw team en uw huidige setup.

Concreet voor uw zaak

Samengevat: u werkt met mij aan €60 per uur (excl. btw) voor losse hulp, met een urenkaart van 10 uur voor €550 als u af en toe hulp wil, via beheer per module vanaf €15 per toestel per maand als u liever alles uit handen geeft, of met een vaste projectprijs voor installaties en migraties. Microsoft-licenties staan altijd apart en transparant op de factuur.

Wat het precies voor úw zaak wordt, hangt af van uw team en uw huidige setup. Dat zeg ik liever na een eerlijk gesprek dan met een cijfer uit de lucht. Vul hieronder kort in hoe uw situatie eruitziet, dan bezorg ik u vrijblijvend een realistische richtprijs.